Die vergangenen Monate haben einen spürbaren Digitalisierungsschub in vielen Unternehmen angestoßen: digitale Transformation, IIoT, KI und Robotics beschäftigen die Verantwortlichen in Industriebetrieben allerdings nicht erst seit gestern.

Die Digitalisierung administrativer Tätigkeiten ist hingegen wieder verstärkt in den Fokus geraten, nachdem etwa Mitarbeiter aus Buchhaltung oder Marketing vermehrt im Home Office arbeiten und zentrales Dokumentenmanagement in Zukunft essentiell sein wird. Durch Nutzung der kostenlosen Dokumentationssoftware INNO|doc für Absturzsicherung gehen Industriebetriebe und Montagefirmen in Sachen Arbeitssicherheit einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro. 

Alle Informationen zur Dokumentationspflicht für Sicherungssysteme sowie alle Funktionen und Vorteile von INNO|doc finden Sie in diesem Beitrag.

Dokumentationspflicht für Absturzsicherung in der Industrie

In Österreich, Deutschland und der Schweiz, aber auch international, besteht eine Dokumentationspflicht für Absturzsicherungen. Hierzulande basiert diese auf verschiedenen Rechtsgrundlagen, wie die ÖNORM B 3417:2016 sowie die EN 795 und EN 365. Grundsätzlich muss die Dokumentation folgende Aspekte umfassen:

• Allgemeine Infos, wer was wann wo wie montiert hat, d.h. Adresse und Ort der Montage, Name und Adresse der Montagefirma, Name des zuständigen Monteurs, Produktkennungen und Befestigungsmittel, Datum der Überprüfung
• Planung und Übersichtsplan der Anlage samt Eintrag aller Sicherheitskomponenten und Zugänge
• Evtl. Skizze der Sonderlösung 
• Angaben über den Hersteller sowie Zeitpunkt der Installation und ersten Benutzung (mit Datum)
• Bedienungs- und Wartungshinweise
• Protokolle mit nummerierter Bilddokumentation der Befestigung aller Seilstützen und Anschlagpunkte

Als Resultat einer vollständigen Dokumentation des Sicherungssystems entstand bis dato ein dicker Ordner voller Dokumente und händisch ausgefüllter Protokolle, der zur Aufbewahrung vom Monteur an den Auftraggeber übergeben wird. 

Herausforderungen der manuellen Dokumentation

Da eine Absturzsicherung Leben sichern soll und hier keine Fehler wie etwa Scheinsicherheit passieren dürfen, ist eine penible und saubere Dokumentation unerlässlich. Für die Montagefirma und den Industriebetrieb ist eine manuelle Ausführung allerdings mit einigen Herausforderungen verbunden:

• Zeitaufwand & Eigenverantwortung für den Monteur:
  Nach der Montage der Absturzsicherung kümmert sich in den meisten Fällen der Monteur um die korrekte Dokumentation. Dafür muss er alle Montageschritte fein säuberlich in Schrift und Bild belegen und in einem übersichtlichen sowie verständlichen Dokument aufbereiten.
  
  Gemeinsam mit den Protokollen, Anleitungen, Produktbeschreibungen etc. heftet er alles in einem Ordner ab. Die manuelle Dokumentation kostet den Monteur viel Zeit und ist mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung verbunden. Denn keiner der zahlreichen Einzelschritte am Montagestandort darf übersehen werden.
   
• Betreuung durch die Sicherheitsfachkraft:
  Industriebetriebe, die eine interne Sicherheitsfachkraft abgestellt haben, übergeben dieser die Verantwortung für alle sicherheitsrelevanten Fragen. Diese ist dann auch für die Verwaltung und Betreuung der Absturzsicherung zuständig und kümmert sich um die regelmäßige Überprüfung sowie die saubere und vollständige Ablage der Dokumentationsunterlagen.
  
  Hier darf nichts verloren gehen oder durcheinander geraten, denn das gesamte Material dient als Grundlage für die Jahresprüfung sowie für Untersuchungen im Falle eines Absturzunfalls. 
   
• Lagerung der Dokumentation im Unternehmen:
  Der Dokumentationsordner muss vom auftraggebenden Unternehmen selbst aufbewahrt werden, was bei mehreren Sicherungssystemen schon mal einiges an Platz wegnehmen kann. Außerdem muss sichergestellt sein, dass keine unbefugten Personen Zugriff zu den Unterlagen haben, damit nichts verloren geht. Nur so ist gewährleistet, dass Haftungsfragen etwa nach einem Arbeitsunfall verlässlich geklärt werden können.
   
• Einarbeitung und Handhabung durch Prüfer bzw. Gutachter
  Da die Jahresprüfung der Absturzsicherung verpflichtend ist, muss sich der prüfende Sachverständige in alle Unterlagen einarbeiten und die Anlage genau überprüfen. Etwaige Mängel und Verschleißerscheinungen gilt es zu beheben und ebenfalls zu dokumentieren. Die Einarbeitung und Handhabung eines vollen Dokumentationsordners braucht entsprechend viel Zeit und Ressourcen.

Vorteile der Dokumentationssoftware INNO|doc für Absturzsicherungen

Anhand der bisherigen Herausforderungen ist klar ersichtlich, dass die Dokumentation der Absturzsicherung ein klarer Fall für eine digitale Lösung ist. Die Dokumentationssoftware INNO|doc steht daher allen Beteiligten kostenlos zur Verfügung und spart Ihnen Zeit, Papier und Nerven. 

Funktionen von INNO|doc

• einfacher Login und persönliches Dashboard
• Auflistung aller dokumentierten (fertigen, nicht fertigen, zu prüfenden) Projekte in einem Tool
• Schritt-für-Schritt Anwendung der Dokumentation mit farblicher Hervorhebung von unvollständigen Pflichtfeldern
• direkter Upload der aufgenommenen Fotos vom Tablet/Handy in die Software
• automatische Erstellung des PDF-Dokuments zum Herunterladen
• Abschluss der Dokumentation nur möglich, wenn alle notwendigen Informationen vorhanden sind
• Erinnerungsfunktion 1 Monat vor der verpflichtenden Jahresprüfung an die hinterlegte E-Mail-Adresse (Montagefirma oder Kunde)
• Speicherung aller notwendigen Kontakte

Vorteile von INNO|doc

• spürbare Zeitersparnis, da aufgenommene Fotos nicht mehr zwischengespeichert, sondern direkt hochgeladen werden 
• deutlich geringerer administrativer Arbeitsaufwand, da nach Eingabe aller Daten automatisch ein übersichtliches, leicht verständliches PDF erstellt wird
• hohe Flexibilität, da INNO|doc auf allen gängigen mobilen Devices verwendet werden kann
• hohe Compliance, da die Software den gesamten gesetzlich vorgegebenen Sicherungsprozess abbildet
• sichere und datenschutzkonforme Verwendung, da Login ein persönliches Passwort erfordert und vom System freigegeben wird
• hohe Sicherheitsstandards aufgrund der lokalen Entwicklung durch eine österreichische Softwarefirma und sichere, zentrale Server
• einfache Aktualisierbarkeit aller Daten und damit auch leichtere Bearbeitbarkeit
• anwenderfreundliche Verwendung der Dokumentationssoftware 
• kein Datenverlust oder -verschleiß, da alle Dokumente digital gespeichert sind
• zentrales Dokumentationsmanagement dank 1 Plattform für alle Projekte
• grüner Daumen dank der papierlosen digitalen Lösung

Fazit: INNO|doc spart Zeit, Papier und Nerven

Mit der Dokumentationssoftware INNO|doc gehen Industriebetriebe und Montagefirmen einen großen Schritt in Richtung papierlosem Büro. Alle Beteiligten sparen sich Zeit, Papier, Nerven und in Summe auch Kosten. Die Zusammenarbeit bei der Montage und Wartung von sach- und fachgerechten Absturzsicherungen wird deutlich verbessert, denn die Handhabung des kostenlosen Tools ist einfach und das zentrale Dokumentationsmanagement problemlos möglich.

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